「調整さん送ります」で即共有。日程調整のハードルを下げるためのシンプルな解決策

「調整さんビジネス」を導入いただいたお客様を紹介するインタビューシリーズ。

今回は、医学系書籍や学術雑誌を手がけるインテルナ出版株式会社の代表・稲葉さまの導入事例をご紹介します。

広告非表示の安心感と覚えやすいサービス名での信頼性を評価し、導入後の課題解決率は100％。シンプルな操作性で誰も迷わない、調整さんビジネスの具体的な活用シーンを伺いました。

— まず、稲葉さまのご担当業務について教えてください。

私は出版社の代表として、出版物の編集・制作から経営業務まで幅広く担当しています。日程調整の業務に関しては、特に医学系の学会関連の案件が多く、打ち合わせや座談会、インタビューの段取り等を社内で協力して行っています。

— 日程調整の現場では、どのような課題がありましたか？

コロナ禍以降、Zoomでの打ち合わせが一気に増え、その度に日程調整が必要になりました。以前はメール本文に日程を書いたり、◯✕を並べるなど、“手作業”の調整で、集計も確認もとても非効率でした。また、FAXを用いることもありました。参加者のITツールへの親和性もさまざまですので、日程調整ツールを探す際には操作で迷わせない配慮が必須でした。

— 導入前に検討した選択肢や、重視した基準を教えてください。

グループウェアの活用、Googleスプレッドシートの共有、プラグインなどを幅広く検討しました。ただ、英語のツール名に比べて、「調整さん」という日本語の名称は認知度が高いと感じており、そこで、広告が表示されず、安全で、誰でも“ひと目で”操作できることを最優先にし、「調整さんビジネス」に決定しました。

— 「調整さんビジネス」を選んだ理由を具体的にいただけますか？

日程調整画面の中に広告がなく迷いが生まれにくいこと、生成されるURLが短いこと、そしてインターフェースがとにかくシンプルなことです。候補の日時は、日付をクリックするだけで設定でき、時間も複数指定可能です。また、テキスト形式で入力・編集もできるので、別途日付や曜日、記号を配列したテキストデータを使うこともできます。そして、日程調整を依頼された側は、事前のアカウント登録が不要で、名前を入れて◯✕をつけるだけなので、即座に判断できます。調整さんを開いたときの緑基調の画面も心理的ハードルを下げてくれて、日程調整しやすい“空気感”を感じています。

— ありがとうございます！実際にはどのようなシーンで使っていますか。

複数人での打ち合わせや会議、座談会、講習会の日程調整などで使っています。参加人数は3名から15名程度、20名未満が中心です。月3～5回のペースで運用しています。主に社外向けの日程調整で調整さんビジネスを活用しています。

— 導入効果はいかがですか？

日程調整を依頼した後の参加者からの“問い合わせゼロ”であることが一番の効果です。導入後、日程調整を依頼した社外の方から「どう操作すれば良いか？」という質問は一度もありませんでした。メールやFAXでの手集計と比べて決定までが格段に速く、裏方業務にかかる負担が減った分、本来の編集業務に集中できます。

— 操作面で評価しているポイントはありますか？

日程候補を選択するときのカレンダーをクリックするだけの直感性、名前入力だけで回答できる簡便さ、そして参加できる人が一番多くいる日程候補が薄い緑で表示される視覚表現が秀逸です。また、参加者全員が日程調整の状況を共有できるので、予定を確定しにくい方は、ある程度、候補日が絞り込まれた中から選択するという決め方ができるのもいいですね。他には、テキスト欄の自由度も高く、補足や注意事項を柔軟に伝えられる部分が便利ですね。

— セキュリティや見た目の観点はいかがでしょう。

広告が出ないことは混乱防止と安心感に直結します。広告リンクを誤クリックして問い合わせが増えるという事態を避けられるのは大きいですね。ビジネス向けの洗練されたデザインも、客観的なコミュニケーションに適していると感じます。

— 一緒に利用するメンバーをチームに招待できる機能や会社のロゴをアップロードできるブランド設定など、ビジネス版ならではの点は活用いただいていますか？

同じドメインでなくてもチームに招待できるメンバー機能については、最近まで知りませんでした。会社のロゴのアップロードも可能なのは把握していましたが、弊社では「調整さん」という名称の浸透性を優先して、あえて既定のままにしています。名称を見た瞬間に“あれね”と分かってもらえるのは現場で強いです。

— 調整さんビジネスについて、今後期待することがあれば教えてください！

今後期待することとしては、指定した期間から自動で候補を生成できたり、AIで“曜日・時間帯パターン”をワンクリック提案してくれると助かります。

回答期日が迫っている切迫感をさりげなく伝える“促し”のデザインもあると、決定までのスピード感がもう一段上がるかもしれません。