10人規模の会議がすぐ決まる！日程調整の工数をほぼゼロにした効率的なチーム運営

「調整さんビジネス」を導入いただいたお客様を紹介するインタビューシリーズ。今回は株式会社アマダの山下さまの導入事例をご紹介します。

「調整さんビジネス」を導入したことで日程調整の工数をほぼゼロに削減し、10名×6チームの新市場開拓チームを効率的に運営しています。社内信頼の鍵となった広告非表示・ロゴ設定・セキュリティ強化を背景に、調整さんビジネスの具体的な使い方と解決事例をインタビューしました。

―まず、山下さまの業務内容について教えていただけますか？

私は株式会社アマダの営業戦略企画部門に所属しています。アマダはグループ会社含め7つのメイン事業があります。内容としては板金加工、工作機械、プレスマシンなど様々な加工機械を取り扱っています。

私はこれまで分断されがちだったグループ会社間の壁を取り払い、お客様の情報を共有して相互紹介を促すことにより新たな価値提供機会を創出するプロジェクトを進めています。また、今年度より医療・Eモビリティ・半導体といった新分野へ参入するための新市場開拓チームを編成しました。全6チームで1チーム10名規模、総勢60名が関わっています。各チームにリーダーを1名選出し、共に進捗確認、企画実行を行っています。

―活動を進める上で、どんな課題がありましたか？

新市場開拓チームの活動において、これまではミーティングの最後にチームリーダーが「次回の打ち合わせどうします？」とその場で決めようとしていましたが、「後日連絡します」のような形になり、その場で決まらないことが多くありました。月2回ほど打ち合わせを行う予定でしたが、役職者や役員も参加するため、日程調整の重要性が非常に高かったです。

Googleカレンダーを使って日程調整しようとしますが、役員の予定は非表示だったり、実際の予定が反映されていなかったりと、正確な把握が難しかったため、結局はリーダーが一人ひとりに確認しなければならず、日程調整にかなり工数がかかっていました。

―そうした中で「調整さんビジネス」を導入された背景を教えてください。

元々、無料版の調整さんは各自がプライベートで使ったことがあり、「これを業務に活用したらいいのでは？」という声が自然と上がったので他のツールは検討せず、調整さん一択で決定しました。業務で使う以上、広告が出ないこと、そしてセキュリティがしっかりしていることが必須条件でしたので、迷わずビジネス版を選びました。

―導入の決め手となったポイントはどこでしょうか？

大きく3つあります。1つ目は広告が表示されないことですね。仕事でしっかり使っていきたかったので、広告が表示されないことは大きかったです。2つ目は会社ロゴをアップロードできることです。「自社専用のツール」という雰囲気が出て、社内メンバーの士気が上がりましたね。「これいいじゃん」と好評でした。最後がセキュリティ面の信頼性です。グループ横断で使う以上、セキュリティ面がしっかりしていることは安心材料になりました。

―実際の利用シーンについて教えてください。

各チームのリーダーが調整さんビジネスを使って日程候補を提示し、メンバーは自分の都合の良い日時を○△×で入力するだけです。参加可能人数が多い日程が自動で可視化されるので、「じゃあこの日で！」とすぐ決まります。

中には1週間分の時間枠を細かく設定するリーダーもいますし、大まかに数日だけ出すリーダーもいます。柔軟に使い方を変えられるのも魅力です。

―導入後の効果はいかがでしたか？

日程調整の工数はほぼゼロになりました。
以前は「10人のうち7人はOK、3人はNG。その3人はいつなら空いているのか…」と何度も確認していたのですが、調整さんビジネスなら一目瞭然です。結果として、意思決定のスピードも速まりました。

また、参加者全員がすぐに操作できたのも大きなポイントです。30代から50代まで幅広い年齢層が使っていますが、「操作が分からない」という声は一度もありませんでした。

―無料版との違いで特に効果を感じる点はありますか？

やはりロゴを表示できる点ですね。「社内専用のシステムが整備された」という印象を持ってもらえます。加えて、広告がないので画面がすっきりして見やすい。社内からも「いいね」と好評です。

―改善してほしい点や要望はありますか？

1つ目は、全員が入力を終えた時に通知が来る機能があれば便利だと思います。例えば10人の参加者がいるなら「10人が入力完了しました」という通知が飛ぶとありがたいです。現状はリーダーが逐一入力状況を確認しなければいけないのは少し課題ですね。
2つ目は、デザインのカスタマイズです。背景色やテーマカラーを会社のブランドカラーに変えられると、さらに社内での浸透が進むのではないかと思います。

―最後に、調整さんビジネスをおすすめしたい方はどんな方でしょうか？

社内で多人数の会議を調整する方には特におすすめです。会社ロゴを入れるだけで「自社専用ツール」感が出るのですごく評判もよく、士気が上がります。また、すでに無料版を使ったことがある人なら導入のハードルが低く、スムーズに使い始められると思います。