メールとExcelの取りまとめから脱却-大学情報システム部門が選んだ調整さんビジネス
「調整さんビジネス」を導入いただいたお客様を紹介するインタビューシリーズ。今回は、学校法人大阪医科薬科大学の情報企画管理部・総合情報システム課で法人全体のITを統括される砂川さまをご紹介します。
セキュリティ認証の安心感と招待制による管理性、そして誰も迷わないシンプルな操作性を評価いただき、学内外の調整スピードが大幅に向上。具体的な活用シーンや導入効果を伺いました！
―まず、砂川さまの担当業務について教えてください。
私は情報企画管理部・総合情報システム課に所属しています。病院と大学含め法人全体の情報システムを統括しており、ネットワーク、各種システム、そしてサイバー攻撃やウイルス対策を含むセキュリティを所管しています。新しいシステムを導入する際は、各部署がベンダーやシステムの候補を選定し、当課にてベンダーが会社として情報セキュリティ面において適切な対応と取られているかどうか、調査票に基づき審査・承認しております。
―導入前の日程調整はどのような課題がありましたか?
これまでは本学では日程調整するためのツールを導入しておりませんでした。メールやExcelでの取りまとめが中心で、誰かが全件を集約しなければならず非効率でしたね。なかには、個人で勝手に無料ツールを使用する人もいましたがセキュリティの観点からは何も協議されていませんでした。ツールについてセキュリティの問い合わせが来ることもあり、統一した日程調整サービスの導入を進めることになりました。
―選定にあたって重視した評価軸は何だったのでしょうか。
ISO27001のようなセキュリティ認証の取得状況は重要な評価軸として持っていましたね。また、個人情報保護の観点も重視し安全に使えること、管理者として利用メンバーを把握できる機能があることも重要視しました。
―その中で「調整さんビジネス」を選定した決め手を教えてください。
会社としてセキュリティ認証を取得していることや、調整さん無料版を利用したことのある人が多いこと、またサービスに対して価格が適正である点等を総合的に評価し、最も安心して利用できることが決め手でした。特にセキュリティの部分では、認証を取得していることにより学内外で扱う個人名や会議情報を預けられる安心感がありました。利用メンバーを招待する形であることから、組織としてのコントロールも取りやすくなり、総合的に最適だと判断しましたね。費用対効果の面でも納得しています。
―現在の利用状況を教えてください。
学内24部署で利用しています。部署内だけでなく、他部署・他拠点や外部ベンダーとの調整にも日常的に使っています。
―どのようなシーンで特に効果を感じましたか?
本学では2〜10人規模の会議調整が最も多いのですが、特徴的だったのは、7月の新棟稼働前に発生した3連休の引っ越し作業です。誰がどの日に出勤するかを「調整さんビジネス」で一覧化し、延べ30枠を一目で確認できました。関係者が多い案件でも、クラウド上で全員が同じ画面を見られる点がとても便利でしたね。
―操作性や機能面の評価はいかがでしょうか。
部署の中だけでなく他部署や他拠点の人、ベンダーさん等も交えて複数社で会議することも多いので、日程候補に対して一括で入力できるのは便利ですね。インターフェースが直感的で、操作に迷うことがありません。導入後も使い方に関する問い合わせはほぼなく、スムーズに定着しました。
―導入効果として、工数やスピードにどのような変化がありましたか?
体感ですが、日程確定までのスピードは確実に上がり、取りまとめ工数も減りました。Excelで集計してメールでフィードバックするといった往復がなくなり、関係者は画面上で○×をクリックするだけ。情報共有の確実性が増し、決めるべきことに集中できるようになりました。
―管理者視点の課題はありますか？
そうですね、退職された方のアカウントのライフサイクル管理が課題です。管理画面からチームメンバーを外せばビジネス環境へのアクセスは止められるので、運用ルールと組み合わせて対応していきたいと考えています。また、イベント数や入力回数、タイトルなどの利用分析が管理画面で把握できると、継続可否の判断や拡大展開の根拠になります。現状でも運用できますが、可視化が進むとさらに有用性が伝わりやすいと思います。
―導入後、他ツールに関する問い合わせや操作性に関する問い合わせはありましたか?
導入後は他ツールの問い合わせはほとんどなくなりました。小規模・候補が極端に少ないケースではメールで完結することもありますが、複数関係者・複数候補が絡む調整は「調整さんビジネス」で運用できています。インターフェースも非常に使いやすいので、導入後に「使い方がわからない」という問い合わせもありませんね。無料版を使ったことがある人が多いと思うので、みなさんうまく使っているのだと思います。
―最後に、今後の展望をお聞かせください。
利用状況の分析機能の強化に期待しています。運用面ではメンバー管理や退職時の取り扱いをより整備していきたいですね。
